Документи з рядками
Рахунок, акт, накладна, квитанція, договір. Рядки з кількістю, ціною й ПДВ, чернетка або проведений стан, дублювання, архів і масова зміна проєкту чи контрагента.
Що це і навіщо
Документ у Фінансисті — це запис про господарську подію з контрагентом: рахунок, акт, накладна, квитанція, договір чи інший файл. Він має номер, дату, рядки з кількістю, ціною та ПДВ, вкладення і привʼязані платежі. Заявка на витрату — це запит працівника на оплату, який має пройти погодження до того, як гроші підуть із рахунку.
Разом вони закривають типовий розрив у малому бізнесі: рахунок лежить у пошті, погодження відбувається в месенджері, а оплата потім губиться в таблиці. Тут рахунок, рішення і платіж повʼязані в одному ланцюжку, а платіжний календар бачить, що й коли треба заплатити.
Статус оплати рахується автоматично
Документ не зберігає ручну позначку «оплачено». Статус (не оплачено, частково, оплачено) обчислюється з привʼязаних операцій: система порівнює суму документа із сумою звʼязаних платежів. Пов’язати можна лише операцію зі сумісним напрямком: оплата закупівлі — з витратою, продаж — з надходженням.
Можливості модуля
Серії номерів
Префікс і суфікс із токенами року та місяця, лічильник із нулями, скидання щороку чи щомісяця. Номер видається автоматично; дубль у межах типу блокується.
Шаблони повторюваних документів
Регулярний документ (наприклад, щомісячну оренду) можна створювати за шаблоном. Прострочені шаблони запускаються кнопкою.
Ланцюжки погоджень
Кроки: ініціатори, погоджувачі, платник, отримувач документів. Погоджувачі діють «будь-хто» або «усі», кроки йдуть послідовно чи паралельно. Умови за сумою, статтею, проєктом і валютою.
Заявки на витрати
Створення, погодження, відхилення чи повернення з обовʼязковим коментарем, відкликання, повторне подання. Усе фіксується в історії заявки.
Сповіщення
Стрічка подій у застосунку: запит на погодження, рішення, оплата, запит документів. Керівник може надіслати нагадування по застарілих етапах.
Як проходить заявка на оплату
Приклад повного циклу від запиту до закритих документів.
Працівник створює заявку
Вказує суму, рахунок, статтю, проєкт, контрагента, прикріплює документ і файли. Система підказує ланцюжок, який підходить за умовами, або його можна обрати вручну.
Погоджувачі ухвалюють рішення
Кожен бачить заявку у вхідних. Відхилити чи повернути без коментаря не можна. Ініціатор не погоджує власну заявку, якщо це не дозволено налаштуванням.
Платник оплачує
Платник обирає рахунок у валюті заявки. Фінансист створює реальну операцію витрати зі статтею, контрагентом і проєктом та привʼязує її до документа.
Закриття документів
Якщо ланцюжок цього вимагає, заявка чекає на оригінали. Отримувач документів закриває її, і цикл завершується.
Кому це корисно
- Малому бізнесу та готелям, де витрати схвалює власник або керівник підрозділу, а платить бухгалтер.
- Командам із кількома проєктами: ланцюжок можна привʼязати до проєкту, статті чи порогу суми.
- Власникам, які хочуть бачити, хто що погодив і коли, не читаючи листування.
Доступ розмежовано правами: переглядати документи, керувати ними, створювати заявки чи керувати ланцюжками можуть різні ролі, див. команда та доступи. Облік товарів, послуг і основних засобів описано на сторінці склад і активи.
Що модуль не робить: не формує друковані форми й PDF для рахунків та актів, а сповіщення надсилає у застосунку, не електронною поштою.
Часті запитання
Чи можна привʼязати платіж до рахунку або акта?
Так. До документа привʼязують фактичні операції з тим самим контрагентом і сумісним напрямком: оплата закупівлі — витрата, продаж — надходження. Можна привʼязати кілька платежів до одного документа або розподілити суму. Статус оплати — не оплачено, частково, оплачено — система обчислює сама.
Як налаштувати ланцюжок погодження залежно від суми?
У ланцюжку задають умови: мінімальну й максимальну суму, статті, проєкти, валюту та період дії. Коли працівник створює заявку, Фінансист вибирає ланцюжок, який підходить, за пріоритетом. Кроки можуть мати власні умови: тоді крок пропускається, якщо заявка йому не відповідає.
Що буде, якщо заявку відхилено?
Погоджувач обовʼязково пише коментар. Заявка отримує статус «відхилено» й повертається ініціатору. Той може виправити її та подати повторно: тоді починається новий раунд погодження за актуальним ланцюжком. Зміна суми, статті чи проєкту в заявці, що очікує рішення, теж перезапускає погодження.
Чи створює оплата заявки операцію в обліку?
Так. Коли платник позначає заявку оплаченою, Фінансист створює операцію витрати з вибраного рахунку: зі статтею, контрагентом, проєктом і привʼязкою до документа. Тому звіти про рух коштів і платіжний календар одразу враховують цей платіж без повторного введення.
Чи надсилає система сповіщення поштою?
Наразі сповіщення про погодження показуються в застосунку: стрічка подій і лічильники у вхідних. Керівник може запустити нагадування по етапах, що чекають надто довго. Надсилання листами цей модуль не виконує.