На цій сторінці
- Навіщо потрібні три різні звіти?
- Порівняння ДДС, ОПіУ і балансу
- Наскрізний приклад: один місяць нової студії
- Що покаже кожен звіт (тис. грн)
- Чому прибуток не дорівнює грошам на рахунку?
- Як три звіти повʼязані між собою?
- Питання для щомісячного огляду трьох звітів
- Як це реалізовано у Фінансисті
- Часті запитання
Навіщо потрібні три різні звіти?
Кожен звіт відповідає на своє питання, і жоден не замінює інші.
- ДДС — чи вистачає грошей? Він фіксує фактичні надходження й виплати, тому важливий для ліквідності й платежів.
- ОПіУ — чи заробляє бізнес? Він зіставляє доходи й витрати періоду незалежно від дати оплати, тому важливий для цін, маржі та рентабельності.
- Баланс — яка фінансова структура? Він показує на дату активи (гроші, заборгованість клієнтів, запаси, обладнання), зобов’язання та власний капітал.
Керувати, дивлячись лише на один звіт, небезпечно: за ОПіУ можна бути прибутковим і не мати чим платити зарплату, а за ДДС — мати гроші завдяки кредиту й не помічати збитків.
Порівняння ДДС, ОПіУ і балансу
| Критерій | ДДС | ОПіУ | Баланс |
|---|---|---|---|
| Головне питання | Звідки прийшли й куди пішли гроші? | Чи заробляє бізнес? | Чим володіємо і що винні? |
| Що показує | Надходження й виплати | Доходи й витрати | Активи, зобов’язання, капітал |
| Момент обліку | Коли гроші рухаються | Коли виникає дохід чи витрата | Стан на дату |
| Часовий вимір | За період | За період | На конкретну дату |
| Ключовий результат | Чистий рух грошей і залишок | Чистий прибуток | Власний капітал |
| Для чого потрібен | Ліквідність, платежі | Маржа, ціни, рентабельність | Стійкість, борги, структура |
Наскрізний приклад: один місяць нової студії
Студія почала місяць із 50 тис. грн власних грошей на рахунку (внесок власника). За місяць сталося п’ять подій. Числа вигадані для ілюстрації.
- Надано послуг на 100, клієнти оплатили лише 70; 30 ще винні.
- Виплачено зарплати 40 та оренду 10.
- Матеріалів на 20 отримано й використано, але постачальнику ще не заплачено.
- Куплено обладнання за 30 готівкою.
- Амортизація обладнання за місяць — 2.
Що покаже кожен звіт (тис. грн)
| Звіт | Рядок | Сума |
|---|---|---|
| ОПіУ | Виручка | 100 |
| ОПіУ | Витрати: зарплати 40 + матеріали 20 + оренда 10 + амортизація 2 | −72 |
| ОПіУ | Чистий прибуток | 28 |
| ДДС | Надходження від клієнтів | +70 |
| ДДС | Виплати: зарплати 40 + оренда 10 | −50 |
| ДДС | Купівля обладнання | −30 |
| ДДС | Чистий рух грошей (залишок 50 → 40) | −10 |
| Баланс | Активи: гроші 40 + дебіторська заборгованість 30 + обладнання 28 | 98 |
| Баланс | Зобов’язання: кредиторська заборгованість | 20 |
| Баланс | Власний капітал: 50 + прибуток 28 | 78 |
Чому прибуток не дорівнює грошам на рахунку?
Студія заробила 28, а грошей стало на 10 менше. Різницю пояснюють чотири пункти: клієнти ще не заплатили 30, постачальнику ми винні 20, обладнання за 30 куплено разом, а в ОПіУ потрапляє лише амортизація 2.
Перехід від прибутку до операційного потоку: 28 + 2 (амортизація) − 30 (зростання дебіторської заборгованості) + 20 (зростання кредиторської) = 20. Потім −30 на обладнання дають −10 за місяць.
Перевірка балансу: активи 98 = зобов’язання 20 + капітал 78. Це рівність, що має виконуватись завжди.
Типові причини розриву між прибутком і грошима: неоплачені рахунки клієнтів, відстрочка постачальникам, закупівля запасів наперед, купівля обладнання, кредити та їх погашення, виведення коштів власником, передоплати й податки, що сплачуються пізніше.
Як три звіти повʼязані між собою?
Звіти не конкурують, а зшиваються в одну систему.
- Залишок грошей на кінець у ДДС дорівнює рядку «гроші» в балансі на ту ж дату.
- Чистий прибуток з ОПіУ збільшує власний капітал у балансі (нерозподілений прибуток).
- Зростання дебіторської заборгованості збільшує активи в балансі й зменшує грошовий потік порівняно з прибутком.
- Купівля обладнання перетворює гроші на актив: у ДДС це виплата, в ОПіУ — лише поступова амортизація.
Якщо суми не сходяться, зазвичай причина в невідображеному переказі між рахунками, неправильній даті операції або пропущеній заборгованості.
Питання для щомісячного огляду трьох звітів
- Чи є чистий прибуток за місяць і чи відповідає він плану?
- Чи вистачає грошей на найближчі зарплати й обов’язкові платежі?
- Чи зростає заборгованість клієнтів швидше за виручку?
- Чи не накопичується заборгованість перед постачальниками понад звичні строки?
- Чи збігається залишок у ДДС із виписками й касою?
- Чи сходиться баланс: активи дорівнюють зобов’язанням плюс капітал?
- Які великі разові виплати (обладнання, кредит, виведення власника) змінили грошовий потік, але не прибуток?
Як це реалізовано у Фінансисті
У Фінансисті всі три звіти будуються з одних і тих самих операцій, тому розбіжностей між ними через різні джерела не виникає. ОПіУ можна дивитися за методом нарахування (за місяцем нарахування, який може відрізнятися від дати платежу) або за касовим методом. ДДС показує фактичні платежі й, за потреби, план. Баланс розраховується на обрану дату: гроші за рахунками, дебіторська й кредиторська заборгованість, запаси та основні засоби; власний капітал — балансова величина між активами й зобов’язаннями. Окремий звіт показує заборгованість за контрагентами з розбивкою за строками. Детальніше: звіт про рух коштів, ОПіУ та баланс.
Часті запитання
Який зі звітів найважливіший для власника малого бізнесу?
Немає одного головного звіту. Для щотижневих рішень найважливіший ДДС з прогнозом, бо він показує, чи вистачить грошей. Для рішень про ціни, асортимент і витрати — ОПіУ. Баланс корисний раз на місяць або квартал, щоб оцінити борги й структуру. Найкраще працюють усі три разом.
Чи може компанія бути прибутковою й залишитися без грошей?
Так. Якщо клієнти платять із відстрочкою, а зарплати, оренду та постачальників треба оплачувати раніше, прибуток є лише на папері. Також гроші можуть піти на обладнання чи запаси. Такий розрив називають касовим, і його видно в ДДС та в платіжному календарі.
Чому баланс має завжди сходитись?
Бо кожна операція зачіпає принаймні дві статті: якщо зростає актив, то або зменшується інший актив, або зростають зобов’язання чи капітал. Тому сума активів завжди дорівнює сумі зобов’язань і капіталу. Розбіжність означає помилку в обліку, а не особливість бізнесу.
Що таке метод нарахування та касовий метод?
За методом нарахування дохід і витрата відображаються в тому періоді, до якого вони належать, незалежно від дати оплати. За касовим методом — у день надходження чи виплати грошей. ОПіУ зазвичай складають за нарахуванням, ДДС за своєю природою касовий.
З чого почати, якщо облік ведеться в таблицях?
Почніть із ДДС: зберіть усі платежі по рахунках і розкладіть за статтями. Потім додайте дату нарахування й неоплачені рахунки, і з тих самих даних можна отримати ОПіУ та баланс. Головне — єдине джерело даних замість окремих файлів для кожного звіту.