Сітка плану
Таблиця «стаття × місяці»: вносьте суми по місяцях або загальну суму на період, яка розподілиться рівномірно.
Що таке бюджет і план-факт аналіз
Бюджет — це план доходів і витрат на період у розрізі статей. План-факт аналіз — порівняння цього плану з тим, що справді сталося: так видно, де бізнес перевитрачає, а де недоотримує дохід. Як складати бюджет малому бізнесу, читайте в гайді про бюджетування.
Як влаштований бюджет
- Період: місяць, квартал або рік. Початок може бути з будь-якого місяця, тож фінансовий рік не обовʼязково календарний.
- Рядки плану: стаття доходів чи витрат і суми по місяцях. Рядок можна уточнити проєктом, напрямом, рахунком чи юридичною особою.
- Факт береться з ваших операцій автоматично — вручну його вносити не потрібно.
- Сценарій: назва варіанта плану, наприклад базовий, оптимістичний, песимістичний.
Бюджет ведеться в базовій валюті робочого простору.
Що можна робити
Виконання бюджету
План, факт, відхилення й відхилення у відсотках по місяцях і в сумі, окремо для доходів і витрат та для чистого результату.
Касова основа або нарахування
Перемикач визначає, за якою датою факт потрапляє в місяць: за датою оплати чи за місяцем нарахування.
Сценарії та порівняння
Кілька бюджетів на один період можна порівняти за статтями поруч: відхилення рахуються відносно першого.
Копіювання
Скопіюйте бюджет на наступний період чи в новий сценарій, візьміть суми з плану або з факту і змініть їх на відсоток.
Затвердження і CSV
Затверджений бюджет блокується від змін; його можна повернути в чернетку. Виконання завантажується в CSV.
Як читати показники виконання
| Показник | Як рахується | Приклад |
|---|---|---|
| Відхилення | Факт мінус план | План витрат 10 000 грн, факт 11 500 грн: +1 500 грн |
| Відхилення, % | Відхилення / план × 100 (немає, якщо план нульовий) | 1 500 / 10 000 × 100 = 15% |
| Виконання, % | Факт / план × 100 | Доходи: план 100 000 грн, факт 92 000 грн, виконання 92% |
| Чистий результат | Доходи мінус витрати | План 100 000 − 70 000 = 30 000 грн |
Кому корисно і на що відповідає бюджет
Бюджет потрібен власнику й фінансовому керівнику, які хочуть керувати витратами наперед, а не пояснювати перевитрати постфактум. Він відповідає на питання:
- Де ми виходимо за план і наскільки?
- Чи виконується план доходів по місяцях?
- Який результат буде за оптимістичного й песимістичного сценаріїв?
- Які витрати не були заплановані взагалі? Факт без відповідного рядка плану показується окремо.
Рядок плану на групу статей збирає факт усіх її підстатей. Обмеження: бюджет ведеться в базовій валюті, затвердження одноетапне, а виконання експортується у CSV. Фактичні дані для порівняння подає звіт про рух грошових коштів і ОПіУ.
Часті запитання
На який період складається бюджет?
На місяць, квартал або рік. Початок періоду можна обрати з будь-якого місяця, тому підтримується й фінансовий рік, що не збігається з календарним. Суми вносяться по місяцях усередині періоду.
Звідки береться факт у бюджеті?
З операцій у системі: система сама відносить фактичні доходи та витрати до рядків плану за статтею, проєктом, напрямом, рахунком чи юридичною особою. Планові невиконані операції та переказ між рахунками до факту не входять.
Чи можна вести кілька варіантів бюджету?
Так. Кожен бюджет має сценарій, наприклад базовий, оптимістичний, песимістичний. Бюджети одного періоду можна порівняти за статтями на одній сторінці, а новий сценарій створити копіюванням, змінивши суми на відсоток.
Що означає затвердження бюджету?
Затверджений бюджет блокується: структуру і суми змінити не можна, поки його не повернуто в чернетку. Назву, нотатки й архівування змінювати можна. Затвердити бюджет може користувач із правом керувати бюджетами.
Чи можна скопіювати бюджет на наступний рік?
Так. Копія за замовчуванням створюється на наступний період тієї ж довжини як чернетка. Суми можна взяти з плану або з фактичних даних джерела й помножити на коефіцієнт, наприклад додати 10%.