Doklady s řádky
Faktura, protokol, dodací list, účtenka, smlouva. Řádky s množstvím, cenou a DPH, koncept nebo zaúčtovaný stav, duplikace, archiv a hromadná změna projektu či protistrany.
Co to je a proč to potřebujete
Doklad je ve Financistu záznam o obchodní události s protistranou: faktura, předávací protokol, dodací list, účtenka, smlouva nebo jiný soubor. Má číslo, datum, řádky s množstvím, cenou a DPH, přílohy a přiřazené platby. Žádost o výdaj je požadavek zaměstnance na úhradu, který musí být schválen dřív, než peníze opustí účet.
Dohromady uzavírají typickou mezeru v malé firmě: faktura leží v e-mailu, schválení proběhne v messengeru a platba se později ztratí v tabulce. Tady jsou faktura, rozhodnutí i platba propojeny a platební kalendář ví, co a kdy je třeba zaplatit.
Stav úhrady se počítá automaticky
Doklad neobsahuje ruční příznak „zaplaceno“. Stav (neuhrazeno, částečně uhrazeno, uhrazeno) se odvozuje z přiřazených transakcí: systém porovná částku dokladu se součtem přiřazených plateb. Přiřadit lze jen transakci se shodným směrem: nákup se hradí výdajem, prodej příjmem.
Co modul nabízí
Číselné řady
Předpona a přípona se značkami roku a měsíce, počítadlo s nulami, vynulování ročně či měsíčně. Číslo se přidělí automaticky a duplicita v rámci typu je zablokována.
Šablony opakovaných dokladů
Pravidelný doklad, třeba měsíční nájem, lze vytvářet ze šablony. Zpožděné šablony se spouštějí tlačítkem.
Schvalovací řetězce
Kroky: zadavatelé, schvalovatelé, plátce, příjemce dokladů. Schvalovatelé rozhodují „kdokoli“ nebo „všichni“, kroky jdou po sobě či souběžně. Podmínky podle částky, kategorie, projektu a měny.
Žádosti o výdaj
Vytvoření, schválení, zamítnutí nebo vrácení s povinným komentářem, odvolání, opětovné podání. Vše se zapisuje do historie žádosti.
Upozornění
Přehled událostí v aplikaci: žádost o schválení, rozhodnutí, úhrada, žádost o doklady. Manažer může rozeslat upozornění na kroky, které čekají příliš dlouho.
Jak žádost o platbu prochází systémem
Příklad celého cyklu od žádosti po uzavřené doklady.
Zaměstnanec vytvoří žádost
Zadá částku, účet, kategorii, projekt a protistranu a připojí doklad a soubory. Financist navrhne řetězec, který odpovídá podmínkám, nebo jej lze zvolit ručně.
Schvalovatelé rozhodnou
Každý vidí žádost ve své schránce. Zamítnout nebo vrátit bez komentáře nelze. Zadavatel neschvaluje vlastní žádost, pokud to řetězec výslovně nedovolí.
Plátce uhradí
Plátce zvolí účet v měně žádosti. Financist vytvoří skutečnou výdajovou transakci s kategorií, protistranou a projektem a propojí ji s dokladem.
Uzavření dokladů
Vyžaduje-li to řetězec, žádost čeká na originály dokladů. Příjemce dokladů ji uzavře a cyklus je hotov.
Pro koho je modul určen
- Malé firmy a hotely, kde výdaje schvaluje majitel nebo vedoucí provozu a platí účetní.
- Týmy s více projekty: řetězec lze vázat na projekt, kategorii či limit částky.
- Majitele, kteří chtějí vidět, kdo co schválil a kdy, aniž by procházeli konverzace.
Přístup je rozdělen oprávněními: zobrazení dokladů, jejich správu, vytváření žádostí nebo správu řetězců mohou mít různé role, viz tým a přístupy. Evidence zboží, služeb a majetku popisuje stránka sklad a majetek.
Co modul nedělá: negeneruje tištěné formuláře ani PDF faktur a protokolů a upozornění zobrazuje v aplikaci, neposílá je e-mailem.
Často kladené otázky
Lze k faktuře nebo protokolu přiřadit platbu?
Ano. K dokladu se přiřazují skutečné transakce se stejnou protistranou a odpovídajícím směrem: nákup se hradí výdajem, prodej příjmem. K jednomu dokladu lze přiřadit více plateb nebo částku rozdělit. Stav úhrady (neuhrazeno, částečně, uhrazeno) systém vypočítá sám.
Jak nastavit schvalovací řetězec podle částky?
V řetězci zadáte podmínky: minimální a maximální částku, kategorie, projekty, měnu a dobu platnosti. Když zaměstnanec vytvoří žádost, Financist podle priority vybere vyhovující řetězec. Kroky mohou mít vlastní podmínky a nevyhovující se přeskočí.
Co se stane při zamítnutí žádosti?
Schvalovatel musí napsat komentář. Žádost dostane stav „zamítnuto“ a vrátí se zadavateli, který ji opraví a podá znovu. Začne nové kolo schvalování podle aktuálního řetězce. Změna částky, kategorie nebo projektu u čekající žádosti také spouští schvalování znovu.
Vytvoří úhrada žádosti transakci v účetnictví?
Ano. Jakmile plátce žádost označí jako zaplacenou, Financist vytvoří výdajovou transakci z vybraného účtu s kategorií, protistranou, projektem a vazbou na doklad. Výkaz cash flow i platební kalendář ji zahrnou hned, bez opětovného zadávání.
Posílá systém upozornění e-mailem?
Upozornění na schvalování se zatím zobrazují v aplikaci: přehled událostí a čítače ve schránce. Manažer může spustit upozornění na kroky, které čekají příliš dlouho. E-maily tento modul neodesílá.