# Документи, заявки на оплату та погодження витрат в одному обліку

> Модуль документів і погоджень Фінансиста зберігає рахунки, акти та накладні, привʼязує до них платежі й автоматично показує, оплачено документ повністю чи частково. Заявки на витрати проходять налаштований ланцюжок погоджень: погоджувачі, платник, отримувач документів. Після оплати заявка створює реальну операцію в обліку.

Зберігайте рахунки й акти, привʼязуйте до них платежі та проводьте заявки на витрати через ланцюжок погоджень із чіткою відповідальністю на кожному кроці.

## Що це і навіщо

**Документ** у Фінансисті — це запис про господарську подію з контрагентом: рахунок, акт, накладна, квитанція, договір чи інший файл. Він має номер, дату, рядки з кількістю, ціною та ПДВ, вкладення і привʼязані платежі. **Заявка на витрату** — це запит працівника на оплату, який має пройти погодження до того, як гроші підуть із рахунку.

Разом вони закривають типовий розрив у малому бізнесі: рахунок лежить у пошті, погодження відбувається в месенджері, а оплата потім губиться в таблиці. Тут рахунок, рішення і платіж повʼязані в одному ланцюжку, а [платіжний календар](https://findir.rozum.one/features/payment-calendar/) бачить, що й коли треба заплатити.

### Статус оплати рахується автоматично

Документ не зберігає ручну позначку «оплачено». Статус (не оплачено, частково, оплачено) обчислюється з привʼязаних операцій: система порівнює суму документа із сумою звʼязаних платежів. Пов’язати можна лише операцію зі сумісним напрямком: оплата закупівлі — з витратою, продаж — з надходженням.

## Можливості модуля

- **Документи з рядками** — Рахунок, акт, накладна, квитанція, договір. Рядки з кількістю, ціною й ПДВ, чернетка або проведений стан, дублювання, архів і масова зміна проєкту чи контрагента.
- **Серії номерів** — Префікс і суфікс із токенами року та місяця, лічильник із нулями, скидання щороку чи щомісяця. Номер видається автоматично; дубль у межах типу блокується.
- **Шаблони повторюваних документів** — Регулярний документ (наприклад, щомісячну оренду) можна створювати за шаблоном. Прострочені шаблони запускаються кнопкою.
- **Ланцюжки погоджень** — Кроки: ініціатори, погоджувачі, платник, отримувач документів. Погоджувачі діють «будь-хто» або «усі», кроки йдуть послідовно чи паралельно. Умови за сумою, статтею, проєктом і валютою.
- **Заявки на витрати** — Створення, погодження, відхилення чи повернення з обовʼязковим коментарем, відкликання, повторне подання. Усе фіксується в історії заявки.
- **Сповіщення** — Стрічка подій у застосунку: запит на погодження, рішення, оплата, запит документів. Керівник може надіслати нагадування по застарілих етапах.

## Як проходить заявка на оплату

Приклад повного циклу від запиту до закритих документів.

1. **Працівник створює заявку** — Вказує суму, рахунок, статтю, проєкт, контрагента, прикріплює документ і файли. Система підказує ланцюжок, який підходить за умовами, або його можна обрати вручну.
2. **Погоджувачі ухвалюють рішення** — Кожен бачить заявку у вхідних. Відхилити чи повернути без коментаря не можна. Ініціатор не погоджує власну заявку, якщо це не дозволено налаштуванням.
3. **Платник оплачує** — Платник обирає рахунок у валюті заявки. Фінансист створює реальну операцію витрати зі статтею, контрагентом і проєктом та привʼязує її до документа.
4. **Закриття документів** — Якщо ланцюжок цього вимагає, заявка чекає на оригінали. Отримувач документів закриває її, і цикл завершується.

## Кому це корисно

- **Малому бізнесу та готелям**, де витрати схвалює власник або керівник підрозділу, а платить бухгалтер.
- **Командам із кількома проєктами**: ланцюжок можна привʼязати до проєкту, статті чи порогу суми.
- **Власникам**, які хочуть бачити, хто що погодив і коли, не читаючи листування.

Доступ розмежовано правами: переглядати документи, керувати ними, створювати заявки чи керувати ланцюжками можуть різні ролі, див. [команда та доступи](https://findir.rozum.one/features/team-access/). Облік товарів, послуг і основних засобів описано на сторінці [склад і активи](https://findir.rozum.one/features/inventory-assets/).

Що модуль не робить: не формує друковані форми й PDF для рахунків та актів, а сповіщення надсилає у застосунку, не електронною поштою.

## Подивіться, як виглядає погодження

**Подивіться, як виглядає погодження** У демо-режимі можна відкрити документи, заявки та ланцюжки на прикладах і пройти весь цикл самостійно. [Спробувати демо](https://findir.rozum.one/app/)

## Часті запитання

### Чи можна привʼязати платіж до рахунку або акта?

Так. До документа привʼязують фактичні операції з тим самим контрагентом і сумісним напрямком: оплата закупівлі — витрата, продаж — надходження. Можна привʼязати кілька платежів до одного документа або розподілити суму. Статус оплати — не оплачено, частково, оплачено — система обчислює сама.

### Як налаштувати ланцюжок погодження залежно від суми?

У ланцюжку задають умови: мінімальну й максимальну суму, статті, проєкти, валюту та період дії. Коли працівник створює заявку, Фінансист вибирає ланцюжок, який підходить, за пріоритетом. Кроки можуть мати власні умови: тоді крок пропускається, якщо заявка йому не відповідає.

### Що буде, якщо заявку відхилено?

Погоджувач обовʼязково пише коментар. Заявка отримує статус «відхилено» й повертається ініціатору. Той може виправити її та подати повторно: тоді починається новий раунд погодження за актуальним ланцюжком. Зміна суми, статті чи проєкту в заявці, що очікує рішення, теж перезапускає погодження.

### Чи створює оплата заявки операцію в обліку?

Так. Коли платник позначає заявку оплаченою, Фінансист створює операцію витрати з вибраного рахунку: зі статтею, контрагентом, проєктом і привʼязкою до документа. Тому звіти про рух коштів і платіжний календар одразу враховують цей платіж без повторного введення.

### Чи надсилає система сповіщення поштою?

Наразі сповіщення про погодження показуються в застосунку: стрічка подій і лічильники у вхідних. Керівник може запустити нагадування по етапах, що чекають надто довго. Надсилання листами цей модуль не виконує.

---
Source: https://findir.rozum.one/features/documents-approvals/