# Doklady, žádosti o platbu a schvalování výdajů v jednom účetnictví

> Modul dokladů a schvalování ve Financistu uchovává faktury, protokoly a dodací listy, přiřazuje k nim platby a automaticky ukazuje, zda je doklad uhrazen celý, nebo částečně. Žádosti o výdaj procházejí nastaveným schvalovacím řetězcem: schvalovatelé, plátce, příjemce dokladů. Po úhradě vznikne v účetnictví skutečná transakce.

Uchovávejte faktury a protokoly, přiřazujte k nim platby a veďte žádosti o výdaj schvalovacím řetězcem s jasnou odpovědností v každém kroku.

## Co to je a proč to potřebujete

**Doklad** je ve Financistu záznam o obchodní události s protistranou: faktura, předávací protokol, dodací list, účtenka, smlouva nebo jiný soubor. Má číslo, datum, řádky s množstvím, cenou a DPH, přílohy a přiřazené platby. **Žádost o výdaj** je požadavek zaměstnance na úhradu, který musí být schválen dřív, než peníze opustí účet.

Dohromady uzavírají typickou mezeru v malé firmě: faktura leží v e-mailu, schválení proběhne v messengeru a platba se později ztratí v tabulce. Tady jsou faktura, rozhodnutí i platba propojeny a [platební kalendář](https://findir.rozum.one/cs/features/payment-calendar/) ví, co a kdy je třeba zaplatit.

### Stav úhrady se počítá automaticky

Doklad neobsahuje ruční příznak „zaplaceno“. Stav (neuhrazeno, částečně uhrazeno, uhrazeno) se odvozuje z přiřazených transakcí: systém porovná částku dokladu se součtem přiřazených plateb. Přiřadit lze jen transakci se shodným směrem: nákup se hradí výdajem, prodej příjmem.

## Co modul nabízí

- **Doklady s řádky** — Faktura, protokol, dodací list, účtenka, smlouva. Řádky s množstvím, cenou a DPH, koncept nebo zaúčtovaný stav, duplikace, archiv a hromadná změna projektu či protistrany.
- **Číselné řady** — Předpona a přípona se značkami roku a měsíce, počítadlo s nulami, vynulování ročně či měsíčně. Číslo se přidělí automaticky a duplicita v rámci typu je zablokována.
- **Šablony opakovaných dokladů** — Pravidelný doklad, třeba měsíční nájem, lze vytvářet ze šablony. Zpožděné šablony se spouštějí tlačítkem.
- **Schvalovací řetězce** — Kroky: zadavatelé, schvalovatelé, plátce, příjemce dokladů. Schvalovatelé rozhodují „kdokoli“ nebo „všichni“, kroky jdou po sobě či souběžně. Podmínky podle částky, kategorie, projektu a měny.
- **Žádosti o výdaj** — Vytvoření, schválení, zamítnutí nebo vrácení s povinným komentářem, odvolání, opětovné podání. Vše se zapisuje do historie žádosti.
- **Upozornění** — Přehled událostí v aplikaci: žádost o schválení, rozhodnutí, úhrada, žádost o doklady. Manažer může rozeslat upozornění na kroky, které čekají příliš dlouho.

## Jak žádost o platbu prochází systémem

Příklad celého cyklu od žádosti po uzavřené doklady.

1. **Zaměstnanec vytvoří žádost** — Zadá částku, účet, kategorii, projekt a protistranu a připojí doklad a soubory. Financist navrhne řetězec, který odpovídá podmínkám, nebo jej lze zvolit ručně.
2. **Schvalovatelé rozhodnou** — Každý vidí žádost ve své schránce. Zamítnout nebo vrátit bez komentáře nelze. Zadavatel neschvaluje vlastní žádost, pokud to řetězec výslovně nedovolí.
3. **Plátce uhradí** — Plátce zvolí účet v měně žádosti. Financist vytvoří skutečnou výdajovou transakci s kategorií, protistranou a projektem a propojí ji s dokladem.
4. **Uzavření dokladů** — Vyžaduje-li to řetězec, žádost čeká na originály dokladů. Příjemce dokladů ji uzavře a cyklus je hotov.

## Pro koho je modul určen

- **Malé firmy a hotely**, kde výdaje schvaluje majitel nebo vedoucí provozu a platí účetní.
- **Týmy s více projekty**: řetězec lze vázat na projekt, kategorii či limit částky.
- **Majitele**, kteří chtějí vidět, kdo co schválil a kdy, aniž by procházeli konverzace.

Přístup je rozdělen oprávněními: zobrazení dokladů, jejich správu, vytváření žádostí nebo správu řetězců mohou mít různé role, viz [tým a přístupy](https://findir.rozum.one/cs/features/team-access/). Evidence zboží, služeb a majetku popisuje stránka [sklad a majetek](https://findir.rozum.one/cs/features/inventory-assets/).

Co modul nedělá: negeneruje tištěné formuláře ani PDF faktur a protokolů a upozornění zobrazuje v aplikaci, neposílá je e-mailem.

## Podívejte se, jak schvalování vypadá

**Podívejte se, jak schvalování vypadá** V demo režimu si můžete na ukázkových datech otevřít doklady, žádosti i řetězce a celý cyklus si sami projít. [Vyzkoušet demo](https://findir.rozum.one/app/)

## Často kladené otázky

### Lze k faktuře nebo protokolu přiřadit platbu?

Ano. K dokladu se přiřazují skutečné transakce se stejnou protistranou a odpovídajícím směrem: nákup se hradí výdajem, prodej příjmem. K jednomu dokladu lze přiřadit více plateb nebo částku rozdělit. Stav úhrady (neuhrazeno, částečně, uhrazeno) systém vypočítá sám.

### Jak nastavit schvalovací řetězec podle částky?

V řetězci zadáte podmínky: minimální a maximální částku, kategorie, projekty, měnu a dobu platnosti. Když zaměstnanec vytvoří žádost, Financist podle priority vybere vyhovující řetězec. Kroky mohou mít vlastní podmínky a nevyhovující se přeskočí.

### Co se stane při zamítnutí žádosti?

Schvalovatel musí napsat komentář. Žádost dostane stav „zamítnuto“ a vrátí se zadavateli, který ji opraví a podá znovu. Začne nové kolo schvalování podle aktuálního řetězce. Změna částky, kategorie nebo projektu u čekající žádosti také spouští schvalování znovu.

### Vytvoří úhrada žádosti transakci v účetnictví?

Ano. Jakmile plátce žádost označí jako zaplacenou, Financist vytvoří výdajovou transakci z vybraného účtu s kategorií, protistranou, projektem a vazbou na doklad. Výkaz cash flow i platební kalendář ji zahrnou hned, bez opětovného zadávání.

### Posílá systém upozornění e-mailem?

Upozornění na schvalování se zatím zobrazují v aplikaci: přehled událostí a čítače ve schránce. Manažer může spustit upozornění na kroky, které čekají příliš dlouho. E-maily tento modul neodesílá.

---
Source: https://findir.rozum.one/cs/features/documents-approvals/